È possibile videosorvegliare e geolocalizzare in ambito lavorativo? Sì!
La videosorveglianza negli ambienti di lavoro e la geolocalizzazione dei mezzi aziendali rappresentano sistemi di controllo a distanza.
Il Regolamento UE 679/2016 introduce all’Art. 35 l’istituto della valutazione d’impatto – DPIA – sulla protezione dei dati personali che, oltre ad essere obbligatoria quando si trattano dati sensibili o giudiziari, è dovuta anche nei casi di trattamenti automatizzati e di profilazione. Pertanto il Titolare del trattamento deve svolgere una valutazione d’impatto in presenza di videosorveglianza sistematica.
La DPIA nella videosorveglianza comporta da parte del Titolare del Trattamento la necessità di valutare l’impatto privacy in riferimento anche a quanto stabilito dallo Statuto dei lavoratori:
è ammessa l’installazione di apparecchiature di controllo nel caso di esigenze organizzative, produttive, di sicurezza del lavoro, o di tutela del patrimonio aziendale solo previo accordo con le Rappresentanze sindacali o a seguito di autorizzazione della sede territoriale dell’Ispettorato del Lavoro e dopo aver provveduto ad esporre idonea informativa e cartelli.
Gli obblighi indicati devono precedere l’installazione dell’impianto e non vengono meno nemmeno qualora le telecamere siano solo installate, ma non ancora funzionanti, e nemmeno in caso, sempre più diffuso, di telecamere finte.
Geolocalizzazione
Dal punto di vista privacy, la messa a norma della geolocalizzazione dei mezzi assegnati ai dipendenti, segue le stesse modalità: istanza all’Ispettorato del Lavoro o accordo con le Rappresentanze Sindacali.
In più il Garante è intervenuto a stabilire una disciplina specifica dal momento che i dati relativi all’ubicazione dei veicoli possono essere associati direttamente o indirettamente ai lavoratori: il Titolare del Trattamento è tenuto ad adottare misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari.
Pertanto, quando i dati di localizzazione sono trattati per una determinata finalità, una volta terminata dovranno essere cancellati o resi anonimi.
Inoltre il Titolare deve preoccuparsi di aver adeguatamente informato i lavoratori, ad esempio apponendo adesivi che informano che il mezzo è geolocalizzato, in sostituzione dell’informativa estesa e dei cartelli necessari nel caso di videosorveglianza.
Il tema è ampio e spesso sottovalutato: sarebbe utile considerare, tra gli altri aspetti, il fatto che informazioni raccolte in condizioni non legittime, oltre ad esporre a procedure e sanzioni, obbligano il Titolare a non poterle usare in procedure di difesa o accusa perché l’uso costituirebbe un’auto denuncia.
In un’azienda mia cliente si è verificato il caso di un dipendente che ha escluso i sistemi di sicurezza di un muletto e ha subito un infortunio. Le telecamere hanno registrato quello che è successo e all’azienda sarebbe stato molto utile poterle utilizzare. Ma la raccolta delle immagini era avvenuta in modo illegittimo.
Per la violazione degli obblighi di informazione delle persone coinvolte riguardo videosorveglianza e geolocalizzazione, sono previste sanzioni fino a 20.000.000,00 EUR.
Art. 83 del Regolamento
