Pandemia, Smart Working, DPO e Risk Manager

Una delle conseguenze più evidenti scaturite dalla pandemia è stata la diffusione del lavoro svolto presso la propria abitazione – naturalmente ove possibile – invece che nei luoghi che solitamente lo ospitavano (uffici, scuole, tribunali, ecc.).

Senza addentrarci nell’analisi delle terminologie che sono state utilizzate per definire il fenomeno – Smart Working, Remote Working, Hard Working, ecc. – la sostanza dei fatti ci rappresenta che milioni di Italiani dalla sera alla mattina hanno visto stravolta la loro modalità di vita quotidiana, con un forte impatto tanto sulla sfera lavorativa quanto – e forse in misura più sensibile – su quella della vita familiare.

Non sono mancate considerazioni e anche polemiche sulla valutazione di questa novità, i cui punti culminanti sono forse stati – ad ora – gli interventi del professor Pietro Ichino e del sindaco di Milano, Beppe Sala.

Il primo riferendosi alla Pubblica Amministrazione – probabilmente in un misto di provocatorio e paradossale – ha parlato di “lunga vacanza retribuita al cento per cento”, il secondo ha dichiarato che sarebbe opportuno sospendere lo Smart Working – iniziando dal Comune di Milano – in quanto preoccupato per i pericoli che potrebbero derivare dal cosiddetto “effetto grotta”.

Non a caso ho citato due esempi riferiti alla Pubblica Amministrazione nella quale, molto probabilmente, le difficoltà di un lavoro svolto a casa sono state e sono largamente superiori in confronto al settore privato.

Sono stati certamente sporadici i casi in cui – al di là dell’individuazione della categoria di appartenenza, sia essa Smart, Remote o Hard, individuazione alla quale ho rinunciato in partenza – i dipendenti pubblici sono stati forniti di adeguati supporti informatici, e anche formativi, per svolgere al meglio la propria attività avendo come sede operativa le mura domestiche.

I noti problemi strutturali ed economici del settore pubblico (nonché di avanzata età del personale, caratteristica che non può ignorarsi quando si parla di sistemi informatici) hanno finito con l’aggravare la situazione, della quale si avrà una efficace analisi non subito ma, forse, in futuro.

Smart working e aumento della produttività per alcuni settori lavorativi

Nel frattempo, il Ministro della Pubblica Amministrazione Fabiana Dadone ha dichiarato che alcuni studi avrebbero dimostrato che in regime di Smart Working la produttività potrebbe addirittura aumentare: attendiamo una improbabile conferma anche per il nostro Paese.

Non può, però, tacersi, comunque, a merito del sistema pubblico che alcune categorie impossibilitate a lavorare da casa, in particolare personale sanitario e forze dell’ordine, hanno comunque dato il loro straordinario apporto professionale ed umano, pur nella situazione di emergenza.

È stato sensibilmente diverso lo svolgimento degli avvenimenti nel settore privato.
Abbiamo assistito ad un generale fervore di iniziative attraverso le quali cercare di ridurre al minimo possibile l’impatto negativo del Covid 19 sulla efficienza prima e sull’efficacia poi dell’attività lavorativa.

Una sostanziale omogeneità di comportamenti ha finito con l’accomunare tanto il settore imprenditoriale – con tutto ciò che ne è conseguito a livello di organizzazione aziendale – che quello professionale.
In generale, possiamo dire che a maggiore dimensione strutturale dell’impresa/professionista ha corrisposto un altrettanto maggior adeguamento tecnico nell’utilizzo degli strumenti da poter adoperare nel lavoro svolto dalla propria abitazione.

Fin qui la cronaca dei fatti, che è funzionale ad individuare con quale adeguatezza ci si è posti, rispetto alle situazioni che sono state vissute, in relazione al principio generale della corretta modalità di trattamento dei dati personali, così come prevista nella GDPR.

Non è difficile, per ora in grandi linee ed in attesa di poter in futuro disporre di dati statisticamente significativi, affermare che quando l’ambiente di lavoro è stato messo su “alla buona” – utilizzando spesso soltanto i mezzi personali disponibili, sovente gli unici – il grado di rischio di violazione dell’integrità dei dati è stato decisamente elevato.

Appare di tutta evidenza come attrezzatture nate con lo scopo di essere utilizzate per fini privati e convertite improvvisamente in strumenti di lavoro, possano aver mostrato il fianco ad incursioni da parte della criminalità informatica.

È vero, e anche umanamente comprensibile, che nei concitati momenti del Lockdown già il riuscire in qualche modo a mantenere un simulacro di operatività abbia potuto, per certi versi, rappresentare un successo, ma è altrettanto vero che gli uffici del nostro Paese – e mi riferisco ad una larghissima parte di quelli pubblici – si sono trovati assolutamente impreparati a gestire al meglio le conseguenze negative che l’epidemia ha provocato sul piano della loro operatività.

Migliore organizzazione del lavoro da remoto per i dipendenti statali

È di tutta evidenza che in futuro molto prossimo si dovrà rapidamente provvedere a modernizzare le strutture ed i sistemi hardware e software, in modo che sia consentita una piena efficienza nel lavoro da parte dei dipendenti statali anche da remoto, ove richiesto, cercando di colmare in tempi brevi le clamorose lacune organizzative e strutturali che sono state sottaciute per troppi anni per poi vederle esplodere in questa prima parte del 2020: una delle principali sfide che rimbalza in questi momenti è quella relativa alla “digitalizzazione”.

Il rischio è di trovarsi ancora impreparati di fronte alle prossime mosse della malvivenza che opera nel campo della criminalità informatica, tenendo ben presente che se anche questi personaggi in parte sono stati colti di sorpresa dal tumultuoso avanzare della drammatica contingenza sanitaria, la loro capacità di rapido adeguamento al mutamento delle situazioni si è, purtroppo spesso, dimostrata assai efficace.

Diversamente, nel settore privato – sempre considerando imprese e professionisti – sono stati numerosi i casi virtuosi nei quali si è potuta mettere in pratica un’attività lavorativa dalla propria casa.

Informativa, consenso e dati personali: consulenza privacy e consulenza informatica a confronto, leggi l’intervista a Lorenzo Bonazzi, consulente informatico

È da rilevare che soltanto in questo segmento, a fronte di una sostanziale assenza nel pubblico (fatti salvi alcuni progetti pilota già esistenti), era in qualche modo già praticata una quota di lavoro a distanza dal proprio ufficio.

I numeri, naturalmente, sono cresciuti a dismisura passando in pochi mesi dai 500.000 Smart Workers attivi a fine 2019 agli 8 milioni stimati a fine maggio 2020.

In particolare, sono state le grandi aziende e gli studi professionali organizzati con stile imprenditoriale – attivi in larga parte nell’Italia del nord – a mettere in pratica gli apparati creati per i casi Business Interruption, consentendo di effettuare in maniera quasi istantanea la transizione positiva da lavoro “normale” a lavoro “agile”.

L’effetto diretto che scaturisce dalla situazione rappresentata è, naturalmente, che nei casi in cui l’ipotesi di dover far fronte ad improvvise sospensioni dell’attività lavorativa esercitata era stata strategicamente presa in considerazione con l’allestimento di strutture idonee a fronteggiare il problema, la risposta in termini di funzionamento e – per quanto possibile – di conseguimento dei risultati attesi nel periodo, è stata certamente molto più positiva rispetto ai casi nei quali il lavoratore è stato d’un tratto catapultato in un mondo nuovo, arrancando alla spesso disperata ricerca di un minimo di vera operatività.

Infatti, se è vero che una buona parte dei chiamati improvvisamente al lavoro dal domicilio era già utilizzatrice di strumenti informatici per la propria attività personale e/o familiare, è altrettanto vero che passare da questa ad una operatività lavorativa in remoto – pur utilizzando le medesime apparecchiature – ha provocato molto spesso gravi turbamenti e ripetute inefficienze.

In ultimo, deve sottolinearsi che numerosi tra i “previdenti” – al di là della sostanziale modestia di partenza dei numeri ricordati – avevano in gran parte già dotato “chiavi in mano” i propri collaboratori di una strumentazione hardware dedicata, e che molti altri – sorto il problema – hanno provveduto in tempi estremamente a fare lo stesso.

La lunga premessa ci conduce alla valutazione di cosa possa/debba farsi in situazioni di lavoro svolte al di fuori del proprio ufficio utilizzando le modalità operative illustrate in grandi linee fino ad ora, sia in situazione emergenziale che, più sperabilmente, di ritrovata normalità.

Attenzione alla tutela dei dati personali e alla conformità della GDPR

In particolare, pensando al primo caso, ovvero al possibile verificarsi nuovamente di problematiche varie, è sicuramente più utile cercare di individuare un comportamento virtuoso da tenere prima che il cigno nero si manifesti, consentendo di ridurre al minimo i disagi nel momento del pur comprensibile disorientamento.
Trasferiamo, dunque, la nostra attenzione al campo della tutela dei dati personali e alla loro salvaguardia, qualunque sia il periodo che si sta vivendo.

Una prima considerazione ci porta alla semplice ma importante valutazione per cui la possibilità di studiare per tempo e con serenità che cosa debba farsi, piuttosto che essere costretti ad operare nel pieno di una situazione di crisi, produce l’inevitabile risultato positivo di ottenere risultati certamente migliori rispetto all’elaborazione di programmi operativi in momenti di problematicità contingente.

Inoltre, è verosimile immaginare che – con tutta probabilità – in momenti di improvvisa ed esasperata difficoltà, la conformità alle disposizioni contenute nella GDPR non sarebbe in cima alla lista delle azioni da compiere.

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